Fünf Situationen im Verwaltungsalltag

Telefonauskunft, Sammelschreiben, Publikumsbereich, Amtsanfrage und ein neues Verfahren. Je Situation die eine Frage, die gestellt werden muss.

Warum das wichtig ist

Am Telefon. Jemand möchte wissen, was in seiner Akte steht — freundlich, dringend, und Sie hören nur eine Stimme. Die Frage lautet: Weiß ich, mit wem ich spreche? Art. 12 Abs. 6 erlaubt bei begründeten Zweifeln zusätzliche Informationen — nicht bei jedem Anruf. Der Mittelweg: keine Auskunft über persönliche Inhalte am Telefon an jemanden, den Sie nicht sicher zuordnen können; stattdessen schriftlich oder ein Rückruf über eine Nummer aus der Akte.

Ein Schreiben an viele Empfänger. Sieht jeder Empfänger, wer die anderen sind? Wenn ja, haben Sie Adressen offengelegt — und je nach Anlass auch, dass diese Menschen etwas mit Ihrem Amt zu tun haben. Bei manchen Verfahren ist schon das eine Information, die niemand teilen sollte. Die Lösung kostet nichts: verdecktes Feld statt offenes oder Einzelversand — und bei heiklen Verfahren gar keine Sammelsendung.

Der Publikumsbereich. Eine Akte auf dem Tresen, ein Bildschirm zum Wartebereich gedreht, ein Gespräch in Hörweite der nächsten Person. Das ist Art. 32 — und in diesem Fall sind die geeigneten Maßnahmen keine technischen, sondern ein Schritt Abstand, ein gedrehter Bildschirm und eine geschlossene Akte.

Die Anfrage aus einem anderen Amt: Auf welcher Grundlage? Und wenn sie nicht sofort beantwortet wird, wird nachgesehen. Etwas Neues soll eingeführt werden — eine Fachanwendung, ein Portal, eine Auswertung, ein Dienstleister: Hat jemand vorher gefragt? Vor der Beschaffung ist es eine Frage, nach der Beschaffung ein Haushaltsproblem.

Durch alle fünf Situationen laufen die Rechte der Menschen: Auskunft nach Art. 15, Berichtigung, Löschung. Mit einem Unterschied, der im öffentlichen Bereich auffällt: Fachrecht kann diese Rechte ändern oder einschränken. Ob das bei Ihnen so ist, sagt Ihr Fachrecht — nicht dieser Kurs. Was immer gilt: Eine Anfrage wird nicht ignoriert, sondern weitergegeben. Liegenlassen ist nie die richtige Antwort.

Was das Gesetz sagt

Art. 12 Abs. 6 DSGVO

„Hat der Verantwortliche begründete Zweifel an der Identität der natürlichen Person, die den Antrag … stellt, so kann er zusätzliche Informationen anfordern, die zur Bestätigung der Identität der betroffenen Person erforderlich sind."

Art. 32 Abs. 1 DSGVO

„geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten"

Art. 15 Abs. 1 DSGVO

„Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden"

So macht man es richtig

1. Keine Auskunft über persönliche Inhalte am Telefon an jemanden, den Sie nicht sicher zuordnen können.
2. Bei Sammelschreiben verdecktes Empfängerfeld oder Einzelversand — bei heiklen Verfahren je Person ein Schreiben.
3. Im Publikumsbereich auf Akte, Bildschirm und Hörweite achten.
4. Vor der Beschaffung eines neuen Verfahrens fragen, nicht danach.
5. Eine Anfrage nie liegen lassen, sondern an die zuständige Stelle weitergeben.

Stand: 26.10.2026