Die Prüffrage: Zuständigkeit und Erforderlichkeit

§ 3 BDSG besteht aus einem Satz mit zwei tragenden Wörtern: Zuständigkeit und erforderlich. Beide müssen zutreffen — zwei Haken, nicht einer.

Warum das wichtig ist

Die Erforderlichkeit kennen Sie vielleicht schon: Welche Aufgabe kann ich ohne dieses Datum nicht erledigen? Dieselbe Frage wie überall im Datenschutz.

Die Zuständigkeit ist das Besondere — und wird im Alltag übersehen. Gemeint ist nicht die Zuständigkeit der Verwaltung insgesamt, sondern die Ihrer Stelle. Eine Auskunft, die ein anderes Amt bräuchte, liegt nicht in Ihrer Zuständigkeit; dass die Verwaltung sie insgesamt verarbeiten darf, trägt Ihren Zugriff nicht.

Dazu kommt die Zweckbindung aus Art. 5 Abs. 1 lit. b: Daten aus einem Verfahren sind für dieses Verfahren erhoben. Daraus folgt der häufigste Befund in jeder Verwaltung — die Nebenliste: eine Tabelle neben dem Fachverfahren, weil das Verfahren etwas nicht kann. Praktisch, gewachsen, in keinem Verzeichnis, nie gelöscht und meistens mit mehr Lesenden als das Verfahren selbst. Der richtige Umgang damit ist nicht Verstecken, sondern Melden.

Und für das Landesrecht gilt: Anders ist die Fundstelle, nicht die Struktur. Aufgabe plus Erforderlichkeit steht in jedem dieser Gesetze.

Was das Gesetz sagt

§ 3 BDSG

„Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch eine öffentliche Stelle ist zulässig, wenn sie zur Erfüllung der in der Zuständigkeit des Verantwortlichen liegenden Aufgabe oder in Ausübung öffentlicher Gewalt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde, erforderlich ist."

Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO

„für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und dürfen nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet werden („Zweckbindung")"

Art. 9 Abs. 1 DSGVO

„Die Verarbeitung personenbezogener Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von … Gesundheitsdaten … ist untersagt."

So macht man es richtig

1. Zwei Haken setzen: Liegt die Aufgabe in meiner Zuständigkeit? Brauche ich dieses Datum dafür?
2. Nebenlisten melden, nicht verstecken — gemeldet werden sie eingetragen und begrenzt.
3. Bei besonderen Daten wie Gesundheit oder Religion ist Rückfragen der Normalfall, nicht die Ausnahme.
4. Die Fundstelle Ihres Landesgesetzes zu § 3 einmal heraussuchen.

Stand: 11.10.2026