Daten zwischen Ämtern: die kollegiale Auskunft

Jede Stelle ist eine eigene Stelle. Eine Weitergabe zwischen Ämtern ist eine Übermittlung und braucht eine eigene Grundlage — auch wenn beide im selben Gebäude sitzen.

Warum das wichtig ist

Der Fall ist alltäglich: Ein Kollege aus einem anderen Amt ruft an, braucht eine Angabe, braucht sie heute. Der Grundsatz ist unbequem, folgt aber direkt aus § 3 BDSG: Ihre Zuständigkeit trägt Ihre Verarbeitung, nicht die Aufgabe eines anderen Amtes.

Das heißt ausdrücklich nicht, dass Ämter nicht zusammenarbeiten dürfen. Für viele Fälle gibt es Übermittlungsvorschriften im Fachrecht, und die sind genau dafür da. Es heißt: Es gibt eine Grundlage, und sie wird benannt.

Die Frage am Telefon lautet deshalb: Auf welcher Grundlage fragst du? Das ist keine unkollegiale Frage — für den Kollegen ist sie sogar entlastend, weil er sie beantworten kann. Und wenn gerade niemand die Antwort weiß, wird nachgesehen, nicht geschätzt. Eine Auskunft, die eine Stunde später kommt, ist in Ordnung; eine ohne Grundlage nicht.

Der häufigste Alltagsfehler in diesem Block heißt kollegiale Auskunft. Sie entsteht nicht aus Nachlässigkeit, sondern aus Hilfsbereitschaft — und das macht sie so schwer zu erkennen.

Was das Gesetz sagt

§ 3 BDSG

„Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch eine öffentliche Stelle ist zulässig, wenn sie zur Erfüllung der in der Zuständigkeit des Verantwortlichen liegenden Aufgabe … erforderlich ist."

Art. 12 Abs. 6 DSGVO

„Hat der Verantwortliche begründete Zweifel an der Identität der natürlichen Person, die den Antrag … stellt, so kann er zusätzliche Informationen anfordern, die zur Bestätigung der Identität der betroffenen Person erforderlich sind."

Art. 32 Abs. 1 DSGVO

„geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten"

So macht man es richtig

1. Bei jeder Anfrage aus einem anderen Amt nach der Grundlage fragen — freundlich, aber immer.
2. Keine Auskunft über persönliche Inhalte am Telefon an jemanden, den Sie nicht sicher zuordnen können.
3. Bei Zweifeln schriftlich antworten oder über eine Nummer aus der Akte zurückrufen.
4. Im Publikumsbereich auf Akte, Bildschirm und Hörweite achten.
5. Für Dienstleister wie Rechenzentren oder Wartungsfirmen den Vertrag klären — dazu gibt es den eigenen Kurs.

Stand: 11.10.2026