Häufige Fragen zur Mitarbeiterschulung

Ja, auch wenn es keinen Artikel mit dieser Überschrift gibt. Die Pflicht ergibt sich aus mehreren Vorschriften zusammen: Sie müssen sicherstellen, dass Beschäftigte personenbezogene Daten nur auf Ihre Anweisung verarbeiten (Art. 32 Abs. 4 DSGVO), dafür geeignete organisatorische Maßnahmen treffen (Art. 24 Abs. 1) und beides nachweisen können (Art. 5 Abs. 2). Eine Mindestdauer oder ein vorgeschriebener Lehrplan existieren dagegen nicht.

Alle, die in ihrer Arbeit mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen — und das sind in fast jedem Betrieb alle. Dazu gehören Auszubildende, Aushilfen und Praktikanten, und ausdrücklich auch die Geschäftsführung, die in der Regel an den heikelsten Daten sitzt.

Ja. Die Pflicht hängt nicht am Computer, sondern an der Berührung mit Daten. Die Reinigungskraft, die Papierkörbe mit Kundenunterlagen entsorgt, der Lagermitarbeiter mit Lieferscheinen und der Monteur mit Kundenterminen auf dem Diensthandy gehören genauso dazu wie die Verwaltung.

Die Schulung ist inhaltlich an der DSGVO und am BDSG ausgerichtet und dokumentiert Teilnahme, Datum, Inhalt und Prüfungsergebnis für jede Person einzeln. Damit haben Sie den Nachweis, den die Rechenschaftspflicht aus Art. 5 Abs. 2 DSGVO verlangt. Ein amtlich anerkanntes Datenschutz-Zertifikat gibt es in Deutschland nicht — weder von uns noch von irgendeinem anderen Anbieter.

Für eine fehlende Schulung allein wird selten ein Bußgeld verhängt — sie wirkt als Verstärker. Kommt es zu einem Vorfall, berücksichtigt die Behörde bei der Bemessung ausdrücklich die getroffenen organisatorischen Maßnahmen (Art. 83 Abs. 2 lit. d DSGVO). Fehlt die Unterweisung, entfällt dieser mildernde Umstand.

Das sind zwei getrennte Fragen. Ein Datenschutzbeauftragter ist in Deutschland Pflicht, sobald in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit automatisierter Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 Abs. 1 BDSG), dazu kommen die Fälle aus Art. 37 DSGVO. Die Schulungspflicht besteht unabhängig davon — und wenn Sie einen Datenschutzbeauftragten haben, gehört die Schulung zu seinen gesetzlichen Aufgaben.

Die Schulung behandelt den Umgang mit KI-Werkzeugen im Arbeitsalltag als eigenes Thema — was in eine Eingabe gehört, was nicht, und warum ein Ergebnis geprüft werden muss. Art. 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 verlangt seit dem 2. Februar 2025 von jedem Betrieb, der KI einsetzt, ausreichende KI-Kompetenz seines Personals. Für wen KI eine zentrale Rolle spielt, reicht ein Awareness-Modul allein nicht — sprechen Sie uns dazu an.

Neun kurze Kapitel von vier bis dreizehn Minuten und ein abschließender Test mit zehn Fragen. Insgesamt dauert sie ungefähr eine Stunde und muss nicht in einem Zug bearbeitet werden — der Fortschritt bleibt gespeichert.

Grundbegriffe und Grundprinzipien, die Frage wann Daten überhaupt verarbeitet werden dürfen, der richtige Umgang am Arbeitsplatz einschließlich E-Mail, Homeoffice und KI-Werkzeugen, die Rechte der betroffenen Personen, Verantwortlichkeiten im Betrieb, das Erkennen und Melden von Verstößen sowie die Folgen von Verstößen.

Zehn Fragen im Mehrfachwahlverfahren, bestanden ab sieben richtigen Antworten. Wer nicht besteht, kann den Test wiederholen.

Ja. Ergebnis und Zertifikat stehen unmittelbar nach dem Test zur Verfügung und können als PDF heruntergeladen werden.

Nein. Gemessen wird nicht die Abspielposition, sondern die tatsächlich angesehene Zeit: Vorspulen hinterlässt Lücken, und der Test bleibt gesperrt, solange Kapitel fehlen. Damit belegt das Zertifikat nicht nur einen bestandenen Test, sondern auch, dass die Inhalte angesehen wurden.

Das Gesetz nennt keine Frist, verlangt aber, dass die Maßnahme wirksam bleibt (Art. 24 Abs. 1 DSGVO). Etabliert haben sich ein bis zwei Jahre. In unserer Akademie gilt ein Nachweis nach 24 Monaten als veraltet, und die Teilnehmer werden auf die Auffrischung hingewiesen. Außer der Reihe aufgefrischt wird bei neuen Systemen, einer Datenpanne oder neuer Rechtslage.

In Deutsch, Englisch, Polnisch, Ukrainisch und Rumänisch. Übersetzt ist nicht nur der Text: Für jede Sprache gibt es ein eigenes Video mit eigener Sprecherstimme und eigenen Folien. Test und Zertifikat folgen derselben Sprache — die Sprache der Unterweisung steht auf der Urkunde.

Nein. Sie verschicken einen einzigen Einladungslink an alle Mitarbeiter. Jeder wählt beim ersten Anmelden seine Sprache und kann sie später jederzeit ändern.

Als Zusatz sind Untertitel gut, als Ersatz für eine Sprachfassung nicht. Sie verlangen flüssiges Lesen und lassen die Begriffe auf den Folien deutsch — und die Begriffe sind im Datenschutz der Kern. Deshalb hat bei uns jede Sprache eigene Folien und eine eigene Stimme.

Ein moderner Browser und eine stabile Internetverbindung. Die Schulung ist vollständig webbasiert, es ist keine Softwareinstallation nötig und sie läuft auch auf Tablet und Smartphone.

Sie erhalten von uns einen Einladungslink für Ihr Unternehmen. Diesen Link geben Sie an Ihre Mitarbeiter weiter — zum Beispiel per E-Mail, im Intranet oder als Ausdruck mit QR-Code. Jeder legt damit seinen eigenen Zugang an.

Ja. Als Administrator Ihres Unternehmens sehen Sie in der Akademie eine Übersicht Ihrer Teilnehmer mit Stand und Abschlussdatum und können die Zertifikate abrufen.

Sie spart Reise- und Ausfallzeit, lässt sich in den Betriebsablauf einpassen und erzeugt den Nachweis je Person automatisch. Eine Präsenzunterweisung hat dafür den Vorteil des Gesprächs. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern keine Videos zeigen können, haben wir für die selbst durchgeführte Unterweisung eine Präsenzfassung mit Ablaufplan und Teilnehmerliste — fragen Sie danach.

Während der gesamten Vertragsdauer. Teilnehmer können Kapitel also auch nach dem Test erneut ansehen und ihre Zertifikate jederzeit wieder herunterladen.

Der Preis richtet sich nach der Anzahl der Mitarbeiter und ist gestaffelt — je mehr Teilnehmer, desto geringer der Preis je Person. Alle Preise sind Nettopreise für Unternehmen, zuzüglich 19 % Umsatzsteuer. Die konkreten Beträge rechnet Ihnen die Bestellseite für Ihre Teamgröße aus.

Ja, die Staffelung greift automatisch. Bei mehr als 100 Mitarbeitern machen wir Ihnen ein individuelles Angebot — nutzen Sie dafür die Rückrufanfrage.

Die Laufzeit beträgt ein Jahr und verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, wenn nicht 30 Tage zum Laufzeitende schriftlich gekündigt wird. Die Einzelheiten stehen in § 5 unserer AGB.

Als Jahresabrechnung per Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift. Die Abwicklung läuft über Stripe; die Rechnung erhalten Sie per E-Mail.

Neue Mitarbeiter nutzen denselben Einladungslink und legen damit ihren Zugang an. Wenn Ihre Belegschaft über die bestellte Anzahl hinaus wächst, sprechen Sie uns an — wir passen die Anzahl an.

Sie gehören in Ihre Datenschutzdokumentation, zusammen mit der Inhaltsübersicht der Schulung. Damit haben Sie bei einer Prüfung oder nach einem Vorfall den Nachweis nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO für jede einzelne Person.

Ja, und das ist der häufigste Fall. Der Datenschutzbeauftragte hat die Schulung der Mitarbeiter als gesetzliche Aufgabe (Art. 39 Abs. 1 lit. b DSGVO) und nutzt dafür in der Regel ein fertiges Angebot, das er gegen die Verhältnisse im Betrieb prüft.