Alle, die in ihrer Arbeit mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen — und das sind in fast jedem Betrieb alle. Die Pflicht hängt nicht am Schreibtisch und nicht am Computer, sondern an der Berührung mit Daten: Der Lagermitarbeiter sieht Lieferscheine mit Namen und Adressen, die Reinigungskraft entsorgt Papierkörbe mit Kundenunterlagen, der Monteur hat Kundentermine und Telefonnummern auf dem Dienst-Handy.
Auszubildende, Aushilfen, Praktikanten und Werkstudenten gehören dazu. Es gibt keine Untergrenze bei der Arbeitszeit und keine Ausnahme für kurze Beschäftigung. Wer Zugriff hat, braucht die Unterweisung — auch wenn er nur sechs Wochen bleibt.
Leiharbeitnehmer und Beschäftigte von Subunternehmern sind ein eigener Fall. Formal sind sie bei ihrem Arbeitgeber angestellt, faktisch arbeiten sie in Ihren Räumen mit Ihren Daten. In der Praxis klären Sie das im Vertrag: Entweder der Verleiher weist nach, dass er geschult hat, oder Sie unterweisen selbst. Das zweite ist meist einfacher und sicherer, weil Sie dann auch Ihre eigenen Regeln vermitteln.
Nicht vergessen: die Geschäftsführung. Sie ist nach Art. 24 DSGVO verantwortlich und sitzt in der Regel an den heikelsten Daten — Personalakten, Gehälter, Bewerbungen, Krankmeldungen. Eine Schulung, in der die Leitung fehlt, ist in einer Prüfung ein Thema.
Fundstelle: Art. 24 Abs. 1, Art. 29, Art. 32 Abs. 4 DSGVO