Bevor er mit personenbezogenen Daten arbeitet — nicht beim nächsten Sammeltermin. Die Pflicht aus Art. 32 Abs. 4 DSGVO, sicherzustellen, dass Beschäftigte Daten nur auf Anweisung verarbeiten, greift am ersten Arbeitstag. Wer am Montag Zugriff auf das Kundensystem erhält und im November geschult wird, arbeitet bis dahin ohne die Unterweisung, die das Gesetz verlangt.
In der Praxis gehört die Unterweisung deshalb in den Einstellungsablauf, zusammen mit der Vertraulichkeitsverpflichtung, der Arbeitsschutzunterweisung und der Übergabe der Zugänge. Eine Online-Schulung lässt sich dort am einfachsten unterbringen: Der Zugang wird mit dem Arbeitsvertrag verschickt, die Bearbeitung ist in der ersten Woche fällig.
Die Reihenfolge ist wichtiger als der genaue Tag. Wenn sich der Zugriff nicht aufschieben lässt, weil die Person sofort eingearbeitet wird, dann dokumentieren Sie eine kurze mündliche Erstunterweisung durch die Führungskraft und die vollständige Schulung innerhalb der ersten Wochen. Das ist belegbar und vertretbar — eine Lücke von Monaten ist es nicht.
Denken Sie an die Fälle neben der Neueinstellung: Rückkehr aus langer Elternzeit, Wechsel in eine Abteilung mit anderen Daten, Übernahme einer Aufgabe mit besonderen Datenkategorien. Das sind sachlich Neueinstiege, auch wenn arbeitsrechtlich nichts beginnt.
Fundstelle: Art. 24 Abs. 1, Art. 32 Abs. 4 DSGVO