Mit Unterlagen, die vier Dinge belegen: wer teilgenommen hat, wann, mit welchem Inhalt und mit welchem Ergebnis. Die Rechenschaftspflicht aus Art. 5 Abs. 2 DSGVO verlangt den Nachweis — nicht die Behauptung. In der Praxis heißt das: eine Teilnehmerliste oder ein Teilnahmenachweis pro Person, das Datum, die Inhaltsübersicht beziehungsweise das Schulungsmaterial, und bei Online-Schulungen die Auswertung der Lernkontrolle.
Der häufigste Mangel ist die fehlende Inhaltsübersicht. Eine Liste mit zwanzig Unterschriften und der Überschrift „Datenschutz“ beweist, dass Menschen in einem Raum waren. Sie beweist nicht, worüber gesprochen wurde. Heften Sie die Gliederung, die Folien oder das Handout dazu — dann ist die Unterweisung inhaltlich nachprüfbar.
Bei Präsenzschulungen ist die unterschriebene Teilnehmerliste der Nachweis. Bei Online-Schulungen ersetzt das System die Unterschrift: Anmeldung mit persönlichem Zugang, dokumentierter Bearbeitungsstand, bestandene Lernkontrolle, Teilnahmebescheinigung mit Datum und Namen. Das ist in der Regel besser belegt als eine Papierliste, weil sich jeder Schritt einzeln zuordnen lässt.
Bewahren Sie die Nachweise so lange auf, wie sie Ihre Rechenschaftspflicht stützen müssen — mindestens bis zur nächsten Schulung, sinnvoll aber über die gesamte Beschäftigungsdauer plus eine Verjährungsfrist. Und legen Sie sie dort ab, wo man sie in einer Prüfung in zehn Minuten findet, nicht in einem persönlichen Postfach.
Fundstelle: Art. 5 Abs. 2, Art. 24 Abs. 1 DSGVO