Question 1

In welcher Sprache muss eine Datenschutzunterweisung erfolgen?

Accepted Answer

In einer Sprache, die der Beschäftigte versteht. Die DSGVO schreibt keine Sprache vor — aber sie verlangt in Art. 32 Abs. 4, dass Sie sicherstellen, dass Ihre Beschäftigten personenbezogene Daten nur auf Ihre Anweisung verarbeiten. Eine Unterweisung in einer Sprache, die jemand nicht beherrscht, stellt nichts sicher. Sie erzeugt ein Dokument, aber keine Kenntnis — und die Kenntnis ist der gesetzliche Zweck. Diese Auslegung stützt sich auf einen Vergleich, der in der Praxis weithin akzeptiert ist: Im Arbeitsschutz ist seit langem anerkannt, dass eine Unterweisung nach § 12 Arbeitsschutzgesetz verständlich sein muss und deshalb bei Beschäftigten ohne ausreichende Deutschkenntnisse in deren Sprache oder mit Übersetzung zu erfolgen hat. Der Gedanke ist derselbe: Eine Pflicht, Menschen zu befähigen, ist nur erfüllt, wenn sie verstehen. Praktisch bedeutet das nicht, dass Sie für jede Nationalität eine eigene Schulung brauchen. Maßgeblich ist das Verständnis, nicht die Staatsangehörigkeit. Wer seit zehn Jahren in Deutschland arbeitet und seine Arbeitsanweisungen auf Deutsch versteht, kann auf Deutsch unterwiesen werden. Wer einen Übersetzer braucht, um die Dienstanweisung zu verstehen, braucht ihn auch für die Datenschutzunterweisung. Der Maßstab darf nicht Ihre Einschätzung sein, sondern eine überprüfbare Grundlage: Sprachkenntnisse aus dem Einstellungsgespräch, das Sprachniveau der Arbeitsanweisungen im Betrieb, oder einfach die Frage an den Beschäftigten, in welcher Sprache er die Unterweisung machen möchte. Das letzte ist das einfachste und belastbarste — und es lässt sich dokumentieren.

Question 2

Reicht eine deutsche Schulung für Mitarbeiter, die kaum Deutsch sprechen?

Accepted Answer

Nein — und das ist der Punkt, an dem viele Schulungsnachweise in einer Prüfung ihren Wert verlieren. Wenn in Ihrer Teilnehmerliste zwanzig Namen stehen, von denen acht Personen nach Ihren eigenen Personalunterlagen kaum Deutsch sprechen, dann belegt die Liste nicht, dass diese acht unterwiesen wurden. Sie belegt, dass sie teilgenommen haben. Das ist nicht dasselbe, und der Unterschied fällt genau dann auf, wenn einer dieser acht in einen Vorfall verwickelt ist. Der Fehler wird in der Regel nicht aus Nachlässigkeit gemacht, sondern weil es keine Alternative schien. Genau das hat sich geändert: Eine Unterweisung in mehreren Sprachen ist bei digitalen Schulungen kein organisatorischer Mehraufwand mehr — die Sprache wird beim Anmelden gewählt, der Nachweis entsteht automatisch in derselben Sprache. Bei Präsenzunterweisungen bleiben drei Wege. Ein zweisprachiger Kollege übersetzt — das funktioniert, muss aber protokolliert werden, mit Namen des Übersetzers. Sie führen die Unterweisung getrennt in Gruppen nach Sprache durch. Oder Sie geben die Unterlagen in der jeweiligen Sprache aus und besprechen sie mit Übersetzung. Was nicht funktioniert: eine deutsche Unterweisung mit der Annahme, der Rest komme über die Kollegen. Denken Sie an die Nebenstücke. Wenn die Unterweisung übersetzt ist, die Vertraulichkeitsverpflichtung, die Hausregeln zu Handy und Papier und der Meldeweg für Vorfälle aber nur auf Deutsch aushängen, haben Sie das Problem nur verschoben. Der Meldeweg ist dabei der wichtigste: Wer nicht weiß, wem er einen Vorfall sagen soll, sagt es niemandem.

Question 3

Genügen Untertitel in der Landessprache?

Accepted Answer

Sie sind besser als nichts, aber sie sind nicht gleichwertig — und bei einem Teil der Belegschaft wirken sie gar nicht. Untertitel verlangen zwei Dinge gleichzeitig: ausreichendes Lesetempo in der eigenen Sprache und die Fähigkeit, Bild und Text parallel zu verarbeiten. Beides ist in Branchen mit hohem Anteil angelernter Tätigkeiten nicht selbstverständlich. Wer in seiner Muttersprache nur langsam liest, verliert bei einem Fachvortrag mit Untertiteln den Anschluss. Der zweite Einwand ist praktischer: Auf den Folien steht weiter Deutsch. Ein Video mit polnischen Untertiteln, in dem alle Begriffe, Übersichten und Beispiele deutsch beschriftet sind, vermittelt die Begriffe nicht — und Begriffe sind im Datenschutz der Kern. „Personenbezogene Daten“, „Auftragsverarbeiter“, „Betroffenenrechte“ sind keine Alltagswörter, die man aus dem Zusammenhang errät. Eine vollwertige Sprachfassung bedeutet deshalb drei Dinge: eine Sprecherstimme in der Zielsprache, Folien und Beschriftungen in der Zielsprache, und eine Lernkontrolle in der Zielsprache. Erst dann ist die Unterweisung in dieser Sprache erfolgt — und erst dann lässt sich das auch so dokumentieren. Wo Untertitel ihren Platz haben: als Zusatz in derselben Sprache, für laute Umgebungen, für Beschäftigte mit Hörbeeinträchtigung und für alle, die lieber mitlesen. Als Zusatz sind sie gut. Als Ersatz für eine Sprachfassung sind sie ein Nachweis, der bei genauem Hinsehen nicht hält.

Question 4

Wie weise ich eine Unterweisung in einer Fremdsprache nach?

Accepted Answer

Indem im Nachweis steht, in welcher Sprache sie erfolgt ist. Das ist der ganze Unterschied zu einem gewöhnlichen Teilnahmenachweis — und er wird fast immer vergessen. Ein Dokument, das nur Namen, Datum und Thema nennt, lässt offen, ob die Person verstanden hat, was sie gehört hat. Ein Dokument, auf dem „Unterweisung in polnischer Sprache“ steht, schließt diese Lücke. Bei einer Online-Schulung ergibt sich das von selbst, wenn die Sprache Teil des Datensatzes ist: Der Teilnehmer wählt die Sprache, bearbeitet die Kapitel und legt die Lernkontrolle in dieser Sprache ab, und die Sprache steht auf der Bescheinigung. Dann ist die Dokumentation vollständig, ohne dass jemand etwas eintragen muss. Bei einer Präsenzunterweisung müssen Sie es selbst festhalten. In das Protokoll gehören: Sprache der Unterweisung, Name der übersetzenden Person, falls übersetzt wurde, und die ausgegebenen Unterlagen in der jeweiligen Sprache als Anlage. Eine Unterschrift unter einem deutschen Text, den der Unterzeichner nicht lesen kann, ist für den Nachweis ohnehin schwach — geben Sie die Erklärung zweisprachig aus. Die Bescheinigung selbst sollte zweisprachig sein: in der Sprache der Unterweisung, damit die Person versteht, was sie bestätigt, und auf Deutsch, damit das Dokument in Ihren Unterlagen und gegenüber einer Behörde ohne Übersetzung lesbar bleibt. Das ist kein Mehraufwand, aber es ersetzt im Prüfungsfall eine längere Erklärung.

Question 5

In welcher Sprache gehört das Zertifikat?

Accepted Answer

Am besten in beiden: in der Sprache der Unterweisung und auf Deutsch. Vorgeschrieben ist das nicht — es gibt keine Formvorschrift für Schulungsnachweise. Aber die zwei Adressaten des Dokuments sind verschieden. Der Beschäftigte soll verstehen, was er in der Hand hält. Ihre Personalakte und eine prüfende Behörde brauchen es ohne Übersetzung lesbar. Ein reines fremdsprachiges Zertifikat erzeugt bei einer Prüfung eine Rückfrage, und Rückfragen kosten Zeit und Vertrauen. Ein rein deutsches Zertifikat für eine Unterweisung, die auf Rumänisch stattgefunden hat, verdeckt die wichtigste Information — nämlich dass die Unterweisung in einer verstandenen Sprache erfolgt ist. Beides zusammen ist die saubere Lösung. Auf das Dokument gehören fünf Angaben: Name der Person, Datum, Inhalt beziehungsweise Bezeichnung der Schulung, Sprache der Durchführung und das Ergebnis der Lernkontrolle. Ein Zertifikat ohne Ergebnis ist eine Teilnahmebestätigung — auch das ist brauchbar, sollte aber nicht als Erfolgsnachweis bezeichnet werden. Legen Sie die Nachweise unabhängig von der Sprache an einer Stelle ab. Getrennte Ablagen nach Sprache oder Nationalität sind eine schlechte Idee: Sie sind unpraktisch und sortieren Beschäftigte nach einem Merkmal, mit dem man im Personalbereich besser nicht sortiert.

Question 6

Brauchen wir für jede Sprache einen eigenen Zugang oder eine eigene Bestellung?

Accepted Answer

Bei einer vernünftig gebauten Online-Schulung nicht. Die Sprache ist eine Eigenschaft des Teilnehmers, nicht des Produkts: Jeder Beschäftigte wählt beim ersten Anmelden seine Sprache, und von da an laufen Kapitel, Lernkontrolle und Nachweis in dieser Sprache. Für Sie als Arbeitgeber bleibt es eine Bestellung, ein Verteilweg und eine Übersicht. Fragen Sie das vor der Entscheidung ausdrücklich ab, denn es wird unterschiedlich gelöst. Manche Anbieter verkaufen Sprachfassungen als getrennte Kurse mit getrennten Zugängen und getrennter Abrechnung. Das ist in der Verwaltung deutlich aufwendiger: Sie müssen vor dem Kauf wissen, wie viele Beschäftigte welche Sprache brauchen, und bei jedem Personalwechsel neu rechnen. Praktisch wichtig ist auch, ob die Sprache später geändert werden kann. Menschen schätzen ihre Deutschkenntnisse unterschiedlich ein; wer auf Deutsch anfängt und merkt, dass es zu schnell geht, sollte wechseln können, ohne von vorn zu beginnen. Umgekehrt wollen manche nach einem Jahr in Deutschland die Auffrischung auf Deutsch machen. Und prüfen Sie den Weg vor der Schulung: Die Einladungsmail, die Registrierungsseite und eine etwaige Bestätigungsmail müssen ebenfalls verständlich sein. Eine Schulung in fünf Sprachen, zu der nur eine deutsche Einladung führt, verliert genau die Personen, für die sie gemacht wurde — und zwar bevor sie anfangen.

Question 7

Was gilt für Leiharbeiter und Beschäftigte von Subunternehmern?

Accepted Answer

Sie arbeiten mit Ihren Daten, also müssen sie unterwiesen sein — und wer das tut, sollten Sie vertraglich festlegen, nicht hoffen. Rechtlich ist der Verleiher der Arbeitgeber, aber Sie sind der Verantwortliche für die Daten, die in Ihrem Betrieb verarbeitet werden (Art. 4 Nr. 7, Art. 24 DSGVO). Die Pflicht, sicherzustellen, dass nur auf Anweisung verarbeitet wird, bleibt bei Ihnen. Zwei Wege sind gangbar. Entweder der Verleiher weist die Unterweisung nach — dann brauchen Sie den Nachweis zu Ihren Unterlagen, nicht die mündliche Zusage, und Sie müssen Ihre betriebsspezifischen Regeln zusätzlich vermitteln. Oder Sie unterweisen selbst. Das zweite ist in der Praxis meist sicherer und oft einfacher, weil Sie dann einen einheitlichen Nachweis für alle haben, die bei Ihnen arbeiten. Bei kurzen Einsätzen ist eine verkürzte Erstunterweisung vertretbar: die Hausregeln zu Papier, Handy, Bildschirm und Meldeweg, schriftlich und in einer verstandenen Sprache, mit Unterschrift. Diese Gruppe ist besonders häufig mehrsprachig — in Logistik, Produktion, Lager und Reinigung ist der Anteil Beschäftigter mit anderer Muttersprache typischerweise deutlich höher als in der Stammbelegschaft. Regeln Sie außerdem den Zugriff. Leiharbeiter brauchen oft eigene Benutzerkonten mit begrenzten Rechten und einem festen Enddatum. Das verhindert den häufigsten Befund in diesem Bereich: aktive Zugänge von Personen, die seit Monaten nicht mehr im Haus sind.

Datenschutzunterweisung bei Beschäftigten mit anderer Muttersprache