Indem im Nachweis steht, in welcher Sprache sie erfolgt ist. Das ist der ganze Unterschied zu einem gewöhnlichen Teilnahmenachweis — und er wird fast immer vergessen. Ein Dokument, das nur Namen, Datum und Thema nennt, lässt offen, ob die Person verstanden hat, was sie gehört hat. Ein Dokument, auf dem „Unterweisung in polnischer Sprache“ steht, schließt diese Lücke.
Bei einer Online-Schulung ergibt sich das von selbst, wenn die Sprache Teil des Datensatzes ist: Der Teilnehmer wählt die Sprache, bearbeitet die Kapitel und legt die Lernkontrolle in dieser Sprache ab, und die Sprache steht auf der Bescheinigung. Dann ist die Dokumentation vollständig, ohne dass jemand etwas eintragen muss.
Bei einer Präsenzunterweisung müssen Sie es selbst festhalten. In das Protokoll gehören: Sprache der Unterweisung, Name der übersetzenden Person, falls übersetzt wurde, und die ausgegebenen Unterlagen in der jeweiligen Sprache als Anlage. Eine Unterschrift unter einem deutschen Text, den der Unterzeichner nicht lesen kann, ist für den Nachweis ohnehin schwach — geben Sie die Erklärung zweisprachig aus.
Die Bescheinigung selbst sollte zweisprachig sein: in der Sprache der Unterweisung, damit die Person versteht, was sie bestätigt, und auf Deutsch, damit das Dokument in Ihren Unterlagen und gegenüber einer Behörde ohne Übersetzung lesbar bleibt. Das ist kein Mehraufwand, aber es ersetzt im Prüfungsfall eine längere Erklärung.
Fundstelle: Art. 5 Abs. 2, Art. 24 Abs. 1 DSGVO