Am besten in beiden: in der Sprache der Unterweisung und auf Deutsch. Vorgeschrieben ist das nicht — es gibt keine Formvorschrift für Schulungsnachweise. Aber die zwei Adressaten des Dokuments sind verschieden. Der Beschäftigte soll verstehen, was er in der Hand hält. Ihre Personalakte und eine prüfende Behörde brauchen es ohne Übersetzung lesbar.
Ein reines fremdsprachiges Zertifikat erzeugt bei einer Prüfung eine Rückfrage, und Rückfragen kosten Zeit und Vertrauen. Ein rein deutsches Zertifikat für eine Unterweisung, die auf Rumänisch stattgefunden hat, verdeckt die wichtigste Information — nämlich dass die Unterweisung in einer verstandenen Sprache erfolgt ist. Beides zusammen ist die saubere Lösung.
Auf das Dokument gehören fünf Angaben: Name der Person, Datum, Inhalt beziehungsweise Bezeichnung der Schulung, Sprache der Durchführung und das Ergebnis der Lernkontrolle. Ein Zertifikat ohne Ergebnis ist eine Teilnahmebestätigung — auch das ist brauchbar, sollte aber nicht als Erfolgsnachweis bezeichnet werden.
Legen Sie die Nachweise unabhängig von der Sprache an einer Stelle ab. Getrennte Ablagen nach Sprache oder Nationalität sind eine schlechte Idee: Sie sind unpraktisch und sortieren Beschäftigte nach einem Merkmal, mit dem man im Personalbereich besser nicht sortiert.
Fundstelle: Art. 5 Abs. 2 DSGVO (keine Formvorschrift für Nachweise)