In einer Sprache, die der Beschäftigte versteht. Die DSGVO schreibt keine Sprache vor — aber sie verlangt in Art. 32 Abs. 4, dass Sie sicherstellen, dass Ihre Beschäftigten personenbezogene Daten nur auf Ihre Anweisung verarbeiten. Eine Unterweisung in einer Sprache, die jemand nicht beherrscht, stellt nichts sicher. Sie erzeugt ein Dokument, aber keine Kenntnis — und die Kenntnis ist der gesetzliche Zweck.
Diese Auslegung stützt sich auf einen Vergleich, der in der Praxis weithin akzeptiert ist: Im Arbeitsschutz ist seit langem anerkannt, dass eine Unterweisung nach § 12 Arbeitsschutzgesetz verständlich sein muss und deshalb bei Beschäftigten ohne ausreichende Deutschkenntnisse in deren Sprache oder mit Übersetzung zu erfolgen hat. Der Gedanke ist derselbe: Eine Pflicht, Menschen zu befähigen, ist nur erfüllt, wenn sie verstehen.
Praktisch bedeutet das nicht, dass Sie für jede Nationalität eine eigene Schulung brauchen. Maßgeblich ist das Verständnis, nicht die Staatsangehörigkeit. Wer seit zehn Jahren in Deutschland arbeitet und seine Arbeitsanweisungen auf Deutsch versteht, kann auf Deutsch unterwiesen werden. Wer einen Übersetzer braucht, um die Dienstanweisung zu verstehen, braucht ihn auch für die Datenschutzunterweisung.
Der Maßstab darf nicht Ihre Einschätzung sein, sondern eine überprüfbare Grundlage: Sprachkenntnisse aus dem Einstellungsgespräch, das Sprachniveau der Arbeitsanweisungen im Betrieb, oder einfach die Frage an den Beschäftigten, in welcher Sprache er die Unterweisung machen möchte. Das letzte ist das einfachste und belastbarste — und es lässt sich dokumentieren.
Fundstelle: Art. 5 Abs. 2, Art. 32 Abs. 4 DSGVO; § 12 Abs. 1 ArbSchG (vergleichbarer Maßstab im Arbeitsschutz)