Der Abschluss des Kurses: fünf Regeln und eine Merkregel aus drei Wörtern — Aufgabe, Zuständigkeit, Fundstelle. Sie passt auf jede Verarbeitung im Amt.
Bei jeder Verarbeitung nach Aufgabe und Fundstelle fragen. Nicht nach einem guten Grund — nach einer Aufgabe. Das berechtigte Interesse steht Ihnen nicht zur Verfügung.
Nur in eigener Zuständigkeit. Dass die Verwaltung insgesamt etwas verarbeiten darf, trägt Ihren Zugriff nicht — zwei Haken, nicht einer. Die Weitergabe an ein anderes Amt ist eine Übermittlung, also die Frage nach der Grundlage: freundlich, aber immer, auch bei Kollegen im selben Haus.
Vor einem neuen Verfahren fragen, nicht danach. Vorher kostet es eine Mail, nachher die Rückabwicklung einer Beschaffung. Freiwillige Angaben als freiwillig kennzeichnen — im Formular, sichtbar, damit niemand etwas angibt, was er nicht angeben musste.
Was Sie nicht leisten müssen: die Fundstelle selbst finden. Sie müssen die Frage stellen. Beantworten kann sie die Stelle, die bei Ihnen für Datenschutz benannt ist — und eine ist benannt, ohne jede Schwelle.
Die drei Wörter der Merkregel führen auf § 3 BDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. e zurück. Fehlt die Aufgabe oder die Zuständigkeit, ist die Verarbeitung unrechtmäßig — Rahmen nach Art. 83 Abs. 5 lit. a DSGVO, für Stellen des Bundes ohne Geldbuße, für Länder und Kommunen nach Landesrecht.
Im Video: Dieser Lernblock dauert 2:13 und ist Teil des Kurses Datenschutz für öffentliche Einrichtungen. Das erste Kapitel können Sie kostenlos ansehen.
Stand: 26.10.2026