Die vier Begriffe, die in der Kita vorkommen

Personenbezogene Daten, Verarbeitung, Verantwortlicher, betroffene Person. Betroffene Person ist das Kind — nicht die Eltern, die sind nicht selbst die Betroffenen.

Warum das wichtig ist

Die Beobachtung im Portfolio ist ein personenbezogenes Datum, weil sie sich auf ein bestimmtes Kind bezieht. Dass sie pädagogisch gemeint ist, ändert daran nichts.

Der Unterschied, der im Alltag zählt: Die Rechte stehen dem Kind zu, nicht den Eltern. Wer sie für das Kind wahrnimmt und wie viele Sorgeberechtigte unterschreiben müssen, ist Familienrecht und hier bewusst nicht Thema — die Antwort gibt die Leitung. Für eine Einwilligung in Kita-Alter gilt allerdings klar, dass ein Kind sie nicht selbst wirksam erteilen kann.

Verantwortlicher ist der Träger. Ein Auftragsverarbeiter kommt erst ins Spiel, wenn ein Dienstleister Daten im Auftrag verarbeitet. Ob das auf einen bestimmten Dienstleister zutrifft, prüft der Träger — pauschal einordnen lässt sich das nicht.

Was das Gesetz sagt

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

„die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen;"

So macht man es richtig

1. Jede Notiz über ein Kind als personenbezogenes Datum behandeln.
2. Rechte dem Kind zuordnen; wer sie ausübt, klärt die Leitung.
3. Bei Dienstleistern den Träger prüfen lassen, ob eine Auftragsverarbeitung vorliegt.

Stand: 25.10.2026