Cloud und Freigaben: spezifisch, befristet, geprüft

Eine Freigabe über einen offenen Link gibt die Daten an jeden weiter, der den Link bekommt — und hinterher weiß niemand, wer darin war. Freigeben über Namen, befristen, die Datei statt des Ordners.

Warum das wichtig ist

Bei einer Dateiablage außerhalb des Hauses ist der Zugang die ganze Hürde. Ist er offen, ist alles offen — eine Mausbewegung genügt, um aus einer Freigabe für eine Person eine für die Welt zu machen.

Der offene Link hat ein zweites Problem: Er lässt sich weiterleiten, und es bleibt keine Spur, wer zugegriffen hat. Eine Freigabe über Namen hinterlässt eine.

Den Ordner freizugeben statt der Datei ist die häufigste Übertreibung. Was später in den Ordner wandert, ist dann ebenfalls freigegeben, ohne dass jemand daran denkt.

Löschen in einer Cloud ist nicht wie löschen am Platz: Versionen und Papierkörbe bleiben oft bestehen.

Was das Gesetz sagt

Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO

„die Fähigkeit, die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherzustellen;"

Art. 4 Nr. 12 DSGVO

„‚Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten' eine Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung, oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu personenbezogenen Daten führt, die übermittelt, gespeichert oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden;"

So macht man es richtig

1. Über Namen freigeben, nicht über einen offenen Link.
2. Jede Freigabe befristen und später prüfen, ob sie noch nötig ist.
3. Die einzelne Datei freigeben, nicht den ganzen Ordner.
4. Ein Passwort über einen anderen Kanal mitteilen als den Link.
5. Nur Dienste nutzen, die der Betrieb freigegeben hat.

Stand: 25.10.2026