Warum Beschäftigtendaten eigene Regeln haben

Für Beschäftigtendaten gilt in Deutschland eine eigene Vorschrift: § 26 BDSG. Drei Gründe erklären, warum — Abhängigkeit, Dauer und Dichte. Möglich ist die Sonderregel, weil Art. 88 DSGVO sie ausdrücklich erlaubt.

Warum das wichtig ist

Abhängigkeit. Ein Kunde, dem etwas nicht gefällt, wechselt den Anbieter. Ein Beschäftigter kann das nicht, jedenfalls nicht leicht. Deshalb wiegt bei Beschäftigten jedes Einverständnis weniger: Wer von jemandem sein Einkommen bekommt, sagt zu dessen Bitten nicht frei Ja oder Nein. Das ist kein Vorwurf, das ist die Lage.

Dauer. Ein Kundenverhältnis hält Wochen oder Monate, ein Arbeitsverhältnis Jahre, manchmal Jahrzehnte. In der Zeit sammelt sich viel an.

Dichte. Über einen Kunden weiß der Betrieb Anschrift und Bestellungen. Über einen Beschäftigten weiß er Gehalt, Kontonummer, Fehlzeiten, Beurteilungen, Familienstand — und je nach Betrieb mehr: Schwerbehinderung, Gewerkschaftsmitgliedschaft, Religionszugehörigkeit für den Lohnsteuerabzug, Unterhaltspflichten, Pfändungen. Lauter Dinge, die niemand im Flur erzählt.

Art. 88 Abs. 2 nennt ausdrücklich zwei Punkte, die besondere Maßnahmen brauchen: die Übermittlung innerhalb einer Unternehmensgruppe und die Überwachungssysteme am Arbeitsplatz. Genau dort knirscht es im Alltag am häufigsten — beide Themen haben in diesem Kurs einen eigenen Lernblock.

Was das Gesetz sagt

Art. 88 Abs. 1 DSGVO

„Die Mitgliedstaaten können durch Rechtsvorschriften oder durch Kollektivvereinbarungen spezifischere Vorschriften zur Gewährleistung des Schutzes der Rechte und Freiheiten hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Beschäftigtendaten im Beschäftigungskontext … vorsehen."

Art. 88 Abs. 2 DSGVO

„Diese Vorschriften umfassen geeignete und besondere Maßnahmen zur Wahrung der menschlichen Würde, der berechtigten Interessen und der Grundrechte der betroffenen Person, insbesondere im Hinblick auf die Transparenz der Verarbeitung, die Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb einer Unternehmensgruppe … und die Überwachungssysteme am Arbeitsplatz."

§ 26 Abs. 7 BDSG

„Die Absätze 1 bis 6 sind auch anzuwenden, wenn personenbezogene Daten, einschließlich besonderer Kategorien personenbezogener Daten, von Beschäftigten verarbeitet werden, ohne dass sie in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen."

So macht man es richtig

1. Für Personaldaten nicht die allgemeine Rechtsgrundlage suchen, sondern zuerst § 26 BDSG lesen.
2. Abs. 7 kennen: Die Vorschrift gilt auch für Papier und für Notizen außerhalb jedes Systems — „nur ein Zettel" ist keine Ausnahme.
3. Leiharbeitnehmer und Auszubildende mitdenken: § 26 Abs. 8 nennt sie ausdrücklich als Beschäftigte.
4. Die zwei heiklen Themen von Anfang an als solche behandeln: Konzernübermittlung und Überwachungssysteme.

Stand: 26.10.2026