Phase drei: Austritt — und die Regeln bei Kontrolle und Verdacht

Am letzten Arbeitstag enden die Zugänge. Und bei einem Verdacht gilt die strengere Schwelle des § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG: zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte zuerst, dann die Maßnahme. Es gibt keine Suche ins Blaue.

Warum das wichtig ist

Beim Austritt passiert typischerweise zu wenig, und zwar an drei Stellen: Zugänge, Postfach und Unterlagen. Ein aktives Konto ohne Nutzer ist die bequemste Lücke, die ein Betrieb haben kann. Beim Postfach ist die Lösung nicht die Weiterleitung — sonst liest die Nachfolgerin private Post eines Fremden —, sondern eine Antwort, die auf eine allgemeine Adresse verweist.

Bei der Kontrolle unterscheidet der Kurs zwei Lagen. Im Normalfall gilt der Maßstab „erforderlich": Eine Zeiterfassung ist erforderlich, eine Auswertung, wer am längsten tippt, ist es nicht. Die Linie verläuft oft zwischen einem Ergebnis und einer Beobachtung.

Im Verdachtsfall verlangt § 26 Abs. 1 S. 2 drei Dinge zusammen: dokumentierte tatsächliche Anhaltspunkte, Erforderlichkeit und eine Abwägung. Tatsächlich heißt Tatsachen, nicht Gefühle. Dokumentiert heißt aufgeschrieben, und zwar vorher.

Und eine Falle, die fast überall verwechselt wird: § 4 BDSG gilt nur für öffentlich zugängliche Räume. Für Büro, Werkstatt oder Lager ohne Publikumsverkehr ist § 26 BDSG der Maßstab.

Was das Gesetz sagt

§ 26 Abs. 1 S. 2 BDSG

„Zur Aufdeckung von Straftaten dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten nur dann verarbeitet werden, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass die betroffene Person im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse der oder des Beschäftigten an dem Ausschluss der Verarbeitung nicht überwiegt"

§ 4 Abs. 1 BDSG

„Die Beobachtung öffentlich zugänglicher Räume mit optisch-elektronischen Einrichtungen (Videoüberwachung) ist nur zulässig, soweit sie …"

§ 26 Abs. 6 BDSG

„Die Beteiligungsrechte der Interessenvertretungen der Beschäftigten bleiben unberührt."

So macht man es richtig

1. Eine Austrittsliste führen: Zugänge, Postfach, Papier, Listen, Geräte.
2. Das Postfach schließen und eine Vertretung nennen, nicht weiterleiten.
3. Bei Verdacht erst eine kurze Notiz über die Tatsachen, dann prüfen — nie umgekehrt.
4. Für Kameras in nicht öffentlichen Bereichen § 26 BDSG prüfen, nicht § 4.
5. Bei neuen Systemen den Betriebsrat einbeziehen — § 26 Abs. 6 lässt die Beteiligungsrechte unberührt.

Stand: 11.10.2026