Phase eins: Bewerbung, Information und Absage

Gefragt werden darf, was für die Entscheidung über die Einstellung erforderlich ist. Nach der Absage ist der Zweck erfüllt — die Unterlagen bleiben nur noch für eine festgelegte, aufgeschriebene Dauer.

Warum das wichtig ist

Denken Sie an zwanzig Bewerbungen und eine Einstellung: Von neunzehn Menschen haben Sie vollständige Unterlagen und keinen Grund mehr, sie zu behalten — außer der Verteidigung gegen Ansprüche.

Nicht zum Erforderlichen gehören in der Regel Familienstand, Kinderwunsch, Religion, Partei, Gewerkschaft, Gesundheitszustand und Vermögensverhältnisse. Und was nicht funktioniert: eine unzulässige Frage in ein „freiwilliges" Feld zu verschieben. Freiwillig ist im Bewerbungsverfahren niemand.

Die Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO wird am häufigsten vergessen. Sie ist mit einem Hinweisblatt erledigt, auf das die Stellenanzeige verlinkt und das der Eingangsbestätigung beiliegt — einmal geschrieben, gilt es für alle Verfahren.

Eine Zahl für die Aufbewahrungsdauer nennt dieser Kurs nicht. Wichtig ist, dass es eine festgelegte Dauer gibt, sie aufgeschrieben ist und danach wirklich gelöscht wird. Ein Stapel, der liegt, bis das Regal voll ist, ist keine Frist.

Was das Gesetz sagt

§ 26 Abs. 1 S. 1 BDSG: „wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses … erforderlich ist"
Art. 13 Abs. 1 DSGVO: „Werden personenbezogene Daten bei der betroffenen Person erhoben, so teilt der Verantwortliche der betroffenen Person zum Zeitpunkt der Erhebung dieser Daten Folgendes mit"
Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO: „in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke … erforderlich ist („Speicherbegrenzung")"

So macht man es richtig

Nur fragen, was zur ausgeschriebenen Stelle gehört.
Ein Hinweisblatt nach Art. 13 erstellen und verlinken.
Eine Aufbewahrungsdauer festlegen, aufschreiben und danach wirklich löschen.
Für einen Talentpool eine Einwilligung einholen — hier ist sie am richtigen Platz.
Bewerbungen in persönlichen Postfächern weiterleiten und dort löschen, damit es nur eine Kopie gibt.

Was bei Missachtung droht

Eine Frage ohne Erforderlichkeit und eine zu lange Aufbewahrung verletzen Art. 6 bzw. Art. 5 Abs. 1 lit. e — Rahmen nach Art. 83 Abs. 5 lit. a DSGVO: bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent. Die versäumte Information nach Art. 13 fällt nach Art. 83 Abs. 5 lit. b in denselben Rahmen.

Im Video: Dieser Lernblock dauert 5:30 und ist Teil des Kurses Datenschutz im Personalwesen.

Stand: 11.10.2026