Fünf Regeln für die Personalarbeit

Der Abschluss des Kurses: fünf Regeln und eine Merkregel aus drei Wörtern — erforderlich, zweckgebunden, verschlossen. Sie passt auf jedes Personaldatum.

Warum das wichtig ist

Bei jedem Datum die Frage nach der Erforderlichkeit: Welche Aufgabe kann ich ohne dieses Datum nicht erledigen? Fällt Ihnen keine ein, brauchen Sie es nicht.

Eine Einwilligung nur dort, wo es einen echten Vorteil für die Person gibt. Für alles, was der Betrieb wirklich braucht, muss es eine andere Grundlage geben. Keine Diagnose in die Akte: Der Betrieb braucht die Arbeitsunfähigkeit und ihre Dauer, nicht die Krankheit.

Zugriff nur für die, die es für ihre Aufgabe brauchen — und einmal in festem Abstand durchsehen, wer es tatsächlich noch braucht. Bei Verdacht erst dokumentieren, dann handeln. Eine kurze Notiz über die Tatsachen, bevor etwas geprüft wird. Nie in der anderen Reihenfolge.

Was Sie nicht leisten müssen: jeden Zweifelsfall selbst entscheiden. Gerade bei Kontrolle, Konzerndaten und Gesundheit ist die Rückfrage der richtige Reflex, nicht ein Zeichen von Unsicherheit.

Und eine Haltung trägt diesen ganzen Kurs: Sie arbeiten mit Daten von Menschen, die Ihnen morgen im Flur begegnen. Der Maßstab dafür ist nicht nur das Gesetz, sondern auch das.

Was das Gesetz sagt

§ 26 Abs. 1 S. 1 BDSG

„Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies … erforderlich ist."

Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO

„für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und dürfen nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet werden („Zweckbindung")"

Art. 5 Abs. 1 lit. f DSGVO

„in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet … („Integrität und Vertraulichkeit")"

So macht man es richtig

1. Bei jedem Datum fragen: Welche Aufgabe kann ich ohne dieses Datum nicht erledigen?
2. Eine Einwilligung nur bei echtem Vorteil für die Person — sonst eine andere Grundlage suchen.
3. Keine Diagnose in die Akte: Arbeitsunfähigkeit und Dauer genügen.
4. Zugriffsrechte in festem Abstand durchsehen und zurücknehmen.
5. Bei Verdacht erst dokumentieren, dann handeln — und bei Zweifeln zurückfragen.

Stand: 26.10.2026