Richtiger Umgang mit personenbezogenen Daten

Das längste Kapitel der Schulung und das praktischste: Mails und Empfängerfelder, Papier und Drucker, Bildschirm und Passwörter, Telefon und Besucher, Datenträger und Entsorgung. Alles, was im Arbeitsalltag tatsächlich schiefgeht.

Warum das wichtig ist

Die unzureichende technische und organisatorische Sicherheit ist der zweithäufigste Vorwurf in deutschen Verfahren: 35 von 218 Fällen, Art. 32 DSGVO wird in 33 Fällen zitiert (CMS GDPR Enforcement Tracker, abgerufen 11.10.2026). Dahinter stehen selten Angriffe, sondern Alltagsfehler — die offene Empfängerliste, der Ausdruck im Drucker, der unverschlossene Schrank.

Was das Gesetz sagt

Art. 32 Abs. 1 DSGVO: „treffen der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten"
Art. 5 Abs. 1 lit. f DSGVO: „in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet … („Integrität und Vertraulichkeit")"

So macht man es richtig

Bei Sammelmails das verdeckte Empfängerfeld benutzen — oder einzeln versenden.
Ausdrucke sofort abholen, Papier mit Personenbezug in den gesicherten Behälter.
Bildschirm sperren, sobald Sie aufstehen. Auch für zwei Minuten.
Keine Daten auf privaten Geräten oder privaten Speichern.

Was bei Missachtung droht

Verstöße gegen Art. 32 DSGVO fallen nach Art. 83 Abs. 4 lit. a DSGVO in den Rahmen bis zu 10 Millionen Euro oder 2 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. Betrifft der Vorfall zugleich die Grundsätze des Art. 5, greift der höhere Rahmen.

Im Video: Dieser Lernblock dauert 13:31 und ist Teil des Kurses Datenschutz-Grundschulung für Mitarbeiter.

Stand: 11.10.2026