KI und personenbezogene Daten: fünf Regeln für den Arbeitsalltag

Jede Eingabe in ein KI-Werkzeug ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten, sobald ein Mensch darin vorkommt. Deshalb gilt: nur freigegebene Werkzeuge, keine Kundendaten ohne Freigabe, jedes Ergebnis prüfen — und bei Entscheidungen über Menschen entscheidet ein Mensch.

Warum das wichtig ist

Dieser Teil steht nicht in der KI-Verordnung, sondern in der Datenschutz-Grundverordnung — und er ist der Teil, der im Alltag am häufigsten schiefgeht. Art. 4 Nr. 2 DSGVO zählt das Erheben, das Speichern und die Verwendung ausdrücklich als Verarbeitung auf. Ein eingefügter Absatz mit einem Namen genügt.

Hinter dem Werkzeug steht ein fremdes Haus mit fremden Rechnern. Verarbeitet es Daten im Auftrag, verlangt Art. 28 Abs. 3 DSGVO einen Vertrag. Bei einem selbst gefundenen Werkzeug gibt es den nicht — das ist der Grund für freigegebene Werkzeuge, nicht Bürokratie.

Und bei Entscheidungen über Menschen gibt Art. 22 Abs. 1 DSGVO jedem das Recht, nicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden. Wer den Vorschlag der Maschine nur abnickt, entscheidet nicht.

Was das Gesetz sagt

Art. 4 Nr. 2 DSGVO

„jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang … wie das Erheben, das Erfassen … die Speicherung … das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung"

Art. 28 Abs. 3 S. 1 DSGVO

„Die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter erfolgt auf der Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments"

Art. 22 Abs. 1 DSGVO

„Die betroffene Person hat das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung — einschließlich Profiling — beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt."

So macht man es richtig

1. Nur Werkzeuge nutzen, die der Betrieb freigegeben hat.
2. Keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten eingeben, solange keine Freigabe vorliegt — im Zweifel Platzhalter verwenden.
3. Jedes Ergebnis gegen eine bekannte Quelle prüfen, besonders Zahlen, Namen und Fundstellen.
4. Bei Bewerbung, Beurteilung oder Kündigung entscheidet ein Mensch — und muss die Entscheidung ohne Verweis auf das Werkzeug begründen können.
5. Fragen, wenn etwas unklar ist. Eine Frage vorher kostet fünf Minuten.

Stand: 11.10.2026