Vier Themen, die regelmäßig bei der Leitung landen

Aufbewahrungsfristen, Auskunftsanfragen, Arbeit außerhalb des Betriebs und der Vorfall selbst. Vier Alltagsthemen mit jeweils einem Teil, der nur von der Leitung kommen kann.

Warum das wichtig ist

Bei den Fristen ist für Sie eines wichtig: Eine Frist entsteht nicht von selbst. Jemand muss sie festlegen, und das ist eine Entscheidung, keine Einstellung. Sie erkennen eine fehlende Frist daran, dass niemand antworten kann, wann etwas gelöscht wird. Dann lautet die Antwort nämlich „nie" — und nie ist keine zulässige Frist.

Bei Auskunftsanfragen ist Ihr Teil nicht die Antwort, sondern der Weg. Anfragen kommen formlos, oft per Mail, manchmal mündlich, und sie laufen gegen eine Frist. Ihre Leute müssen erkennen, dass das eine Anfrage war, und wissen, wohin sie sie weiterreichen. Sonst liegt sie drei Wochen im Postfach.

Wer Heimarbeit erlaubt, trifft damit eine Datenschutzentscheidung — über Geräte, Verbindungen und Papier, das das Haus verlässt.

Und beim Vorfall ist Ihr Teil die Kultur davor: Wie schnell erfahren Sie von einem Fehler? Diese Antwort entscheidet über alles, was danach kommt.

Was das Gesetz sagt

Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO

„in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist („Speicherbegrenzung")"

Art. 12 Abs. 3 S. 1 DSGVO

„Der Verantwortliche stellt der betroffenen Person Informationen über die auf Antrag gemäß den Artikeln 15 bis 22 ergriffenen Maßnahmen unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags zur Verfügung."

So macht man es richtig

1. Für jede Datenart eine Frist festlegen lassen und sie aufschreiben — „nie" ist keine Frist.
2. Den Weg für Auskunftsanfragen bekannt machen: erkennen, weiterreichen, Eingang festhalten.
3. Heimarbeit als Entscheidung behandeln, nicht als Erlaubnis: Geräte, Verbindung, Papier.
4. Die richtigen Leute in die Spezialkurse schicken: Löschen und Aufbewahren, Auskunftsersuchen, Homeoffice, Datenpanne.

Stand: 26.10.2026