Wenn nicht gelöscht werden darf

Art. 17 Abs. 3 DSGVO nennt Ausnahmen: Unter anderem bleibt die Löschpflicht aus, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Dann wird die Verarbeitung nach Art. 18 eingeschränkt statt gelöscht.

Warum das wichtig ist

Dieser Block beantwortet den häufigsten Einwand aus der Buchhaltung: „Das müssen wir doch zehn Jahre behalten." Oft stimmt das — und dann ist das kein Widerspruch zur DSGVO, sondern genau der Fall des Art. 17 Abs. 3 lit. b.

Wichtig ist die Folge: Nicht löschen heißt nicht weiter benutzen. Die Daten bleiben für den gesetzlichen Zweck erhalten und werden für alles andere gesperrt. Art. 18 nennt das die Einschränkung der Verarbeitung.

Welche Fristen gelten, nennt dieser Kurs nicht im Einzelnen. Die Aufbewahrungspflichten stehen in § 147 der Abgabenordnung und § 257 des Handelsgesetzbuchs sowie in sozialrechtlichen Vorschriften. Das ist Steuer- und Handelsrecht und nicht unser Fach — die Fristen kommen aus der amtlichen Quelle oder von Ihrem Steuerberater.

Was das Gesetz sagt

Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO

„zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert"

Art. 18 Abs. 1 DSGVO

„Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen"

Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO

„zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen"

So macht man es richtig

1. Bei jedem Löschwunsch prüfen, ob eine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
2. Dann einschränken statt löschen: für den gesetzlichen Zweck behalten, für alles andere sperren.
3. Die Fristen aus der amtlichen Quelle übernehmen, nicht aus Erinnerung.
4. Der betroffenen Person mitteilen, warum nicht gelöscht wird — das gehört zur Antwort.

Stand: 11.10.2026