Was das im Arbeitsalltag bedeutet

Für den einzelnen Arbeitsplatz bleiben drei Dinge: nichts „vorsichtshalber" doppelt ablegen, Löschwünsche weiterleiten statt selbst entscheiden, und beim Aufräumen den Weg für Papier und Datenträger einhalten.

Warum das wichtig ist

Die meisten überflüssigen Daten entstehen aus Vorsicht: eine Kopie im eigenen Ordner, ein Export „für den Fall", ein Ausdruck für die Besprechung. Jede dieser Kopien lebt länger als das Original, weil niemand von ihr weiß.

Der zweite Punkt ist Zuständigkeit: Ein Löschwunsch ist ein Betroffenenrecht mit Frist und Ausnahmen. Ihn selbst zu erfüllen, kann genauso falsch sein wie ihn zu ignorieren — etwa wenn eine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Was das Gesetz sagt

Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO

„dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein („Datenminimierung")"

Art. 12 Abs. 3 S. 1 DSGVO

„unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags"

So macht man es richtig

1. Keine privaten Zweitablagen für dienstliche Daten anlegen.
2. Exporte nach Gebrauch löschen, nicht „für später" behalten.
3. Löschwünsche an die zuständige Stelle weiterleiten, mit Eingangsdatum.
4. Beim Aufräumen den vorgesehenen Weg für Papier und Datenträger benutzen.

Stand: 11.10.2026