Chatgruppen, Papier im Fahrzeug und der Vorfall

Eine Chatgruppe auf privaten Telefonen ist kein dienstlicher Weg: Die Nachrichten liegen auf Geräten, die dem Betrieb nicht gehören, und niemand kann sie später löschen. Für Kundendaten gilt deshalb der freigegebene Weg.

Warum das wichtig ist

Chatgruppen entstehen aus Nützlichkeit und sind schwer zurückzudrehen. Das Problem ist nicht das Werkzeug, sondern die Lücke: kein Vertrag mit dem Anbieter, keine Kontrolle über die Geräte, keine Möglichkeit zu löschen. Ein Kundenname oder ein Foto darin ist dauerhaft außer Reichweite.

Beim Papier ist der häufigste Fall das Fahrzeug: Auftragszettel auf dem Beifahrersitz, Lieferscheine im Ablagefach, Protokolle in der Mappe. Ein Fahrzeugaufbruch ist dann nicht nur ein Sachschaden, sondern eine Datenschutzverletzung.

Und genau da beginnt der dritte Teil: Ein Vorfall unterwegs ist nach Art. 4 Nr. 12 eine Panne, und die Frist des Betriebs beginnt mit seiner Kenntnis. Also mit Ihrem Anruf — nicht mit dem nächsten Werkstatttermin.

Was das Gesetz sagt

Art. 28 Abs. 3 S. 1 DSGVO: „Die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter erfolgt auf der Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments"
Art. 4 Nr. 12 DSGVO: „eine Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung, oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu personenbezogenen Daten führt"
Art. 33 Abs. 1 S. 1 DSGVO: „meldet der Verantwortliche unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde, diese der … zuständigen Aufsichtsbehörde"

So macht man es richtig

Kundendaten nicht in Chatgruppen auf privaten Telefonen — auch keine Fotos und keine Namen.
Den freigegebenen dienstlichen Weg benutzen; wenn es keinen gibt, danach fragen.
Papier nicht im Fahrzeug liegen lassen, sondern mitnehmen oder verschließen.
Verlust, Aufbruch oder ein falsch zugestelltes Dokument sofort melden — am selben Tag.
Nichts wegwerfen und nichts aufräumen: Der Vorgang ist der Beleg.

Was bei Missachtung droht

Für die Chatgruppe ohne Vertrag greift Art. 28 (Rahmen nach Art. 83 Abs. 4 lit. a: bis 10 Mio € oder 2 %), für die offengelegten Daten der Grundsatz der Vertraulichkeit aus Art. 5 Abs. 1 lit. f (Rahmen nach Art. 83 Abs. 5 lit. a: bis 20 Mio € oder 4 %) und für die versäumte Meldung Art. 33 (bis 10 Mio € oder 2 %).

Im Video: Dieser Lernblock dauert 7:19 und ist Teil des Kurses Datenschutz für gewerbliche Mitarbeitende.

Stand: 11.10.2026