Unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags. Das steht in Art. 12 Abs. 3 DSGVO. „Ein Monat“ ist nicht dasselbe wie vier Wochen — die Frist endet am entsprechenden Tag des Folgemonats, bei einem Antrag vom 14. März also am 14. April. Diese Unterscheidung wird oft falsch wiedergegeben, auch in Schulungsunterlagen.
Die Frist kann um weitere zwei Monate verlängert werden, wenn der Antrag komplex ist oder viele Anträge vorliegen. Dafür gilt eine Bedingung, die gern übersehen wird: Sie müssen die Verlängerung und ihre Gründe innerhalb des ersten Monats mitteilen. Wer die Monatsfrist verstreichen lässt und sich danach auf die Verlängerung beruft, hat sie nicht mehr.
Die Frist beginnt mit dem Eingang im Unternehmen, nicht mit dem Tag, an dem die zuständige Person davon erfährt. Eine Anfrage, die zwei Wochen in einem allgemeinen Postfach liegt, verbraucht die Hälfte der Zeit. Das ist der häufigste Grund für Fristversäumnisse — und der Grund, warum der Meldeweg in die Unterweisung gehört.
Die Auskunft ist grundsätzlich unentgeltlich (Art. 12 Abs. 5 DSGVO). Nur bei offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anträgen, etwa bei häufiger Wiederholung, dürfen Sie ein angemessenes Entgelt verlangen oder die Bearbeitung ablehnen — und dafür tragen Sie die Begründungslast. Pauschale Bearbeitungsgebühren sind unzulässig.
Fundstelle: Art. 12 Abs. 3, Art. 12 Abs. 5 DSGVO