Dass am Arbeitsplatz keine personenbezogenen Daten offen liegen, wenn niemand dort ist — beim Mittagessen, am Abend, im Besprechungsraum nach dem Termin. Die Regel ist keine Ordnungsvorschrift, sondern eine organisatorische Maßnahme nach Art. 32 DSGVO: Sie verhindert Einsichtnahme durch Besucher, Reinigungspersonal, Handwerker, Kollegen aus anderen Abteilungen und Zufall.
Praktisch heißt das fünf Gewohnheiten: Bildschirm sperren beim Aufstehen, Unterlagen in den verschließbaren Schrank, Notizzettel mit Namen oder Nummern nicht am Monitor, Besprechungsraum nach dem Termin leer räumen einschließlich Flipchart, und nichts Vertrauliches im Drucker liegen lassen. Der Drucker ist dabei die unterschätzte Stelle — an einem Gemeinschaftsgerät holt oft jemand anderes den Stapel ab.
Die Regel gilt auch für den Arbeitsplatz im Homeoffice und im Fahrzeug. Ein Ordner auf dem Beifahrersitz ist an jeder roten Ampel einsehbar, und ein Fahrzeugeinbruch mit Diebstahl von Kundenunterlagen ist ein meldepflichtiger Vorfall. Unterlagen gehören in den Kofferraum oder gar nicht ins Auto.
Clean Desk ist die Maßnahme mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Wirkung, weil sie nichts kostet und von jedem umgesetzt werden kann. Sie steht deshalb in fast jedem Prüfbogen zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen — und sie lässt sich mit einem Rundgang sofort überprüfen, von Ihnen wie von einem Prüfer.
Fundstelle: Art. 32 Abs. 1 DSGVO